A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ser apresentada, de forma centralizada pela matriz, de acordo com as regras estabelecidas na IN RFB nº 2.004/2021.

A ECF será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira. Em relação ao ano-calendário de 2024, a ECF 2024 deverá ser transmitida até 31/07/2024.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, observados os seguintes prazos:

I - se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a abril de 2024, a ECF deve ser entregue até 31/07/2024; e

II - se o evento ocorrer no período compreendido entre maio a dezembro de 2024, a ECF deve ser entregue até o último dia útil do 3º mês subsequente ao do evento.

A obrigatoriedade de entrega da ECF não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

A obrigatoriedade não se aplica:

I - às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, de que trata a Lei Complementar nº 123/2006;

II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e

III - às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica.

No caso de pessoas jurídicas sócias ostensivas de Sociedades em Conta de Participação (SCP), a ECF deverá ser transmitida separadamente, para cada SCP, além da transmissão da ECF da sócia ostensiva.

A pessoa jurídica deverá informar, na ECF, todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da CSLL, especialmente quanto:

I - à recuperação do plano de contas contábil e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) relativa ao mesmo período da ECF;

II - à recuperação de saldos finais da ECF do período imediatamente anterior, quando aplicável;

III - à associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com o plano de contas referencial;

IV - ao detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do lucro real, no Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur);

V - ao detalhamento dos ajustes da base de cálculo da CSLL, no Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs);

VI - aos registros de controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL;

VII - aos registros, lançamentos e ajustes que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou sejam diferentes dos lançamentos dessa escrituração; e

VIII - à apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa, para as pessoas jurídicas optantes pela sistemática do lucro presumido que se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995, e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00, ou proporcionalmente ao período a que se refere.

O Manual de Orientação do Leiaute da ECF conterá informações de leiaute do arquivo de importação, regras de validação aplicáveis aos campos, registros e arquivos, tabelas de códigos utilizadas e regras de retificação da ECF.

Penalidades para as Empresas Tributadas pelo Lucro Real

A apresentação da ECF após o encerramento do prazo de entrega, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões acarretará a aplicação, ao infrator, das multas:

I - Equivalente a 0,25%, por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem em atraso o livro; e

II - 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor omitido, inexato ou incorreto.

A multa mencionada no item I será limitada em:

a) R$ 100.000,00 para as pessoas jurídicas que no ano-calendário anterior tiverem auferido receita bruta total, igual ou inferior a R$ 3.600.000,00;

b) R$ 5.000.000,00 para as pessoas jurídicas que não se enquadrarem na hipótese mencionada na letra "a".

A multa descrita no item I será reduzida:

a) em 90%, quando o livro for apresentado em até 30 dias após o prazo;

b) em 75%, quando o livro for apresentado em até 60 dias após o prazo;

c) à metade, quando o livro for apresentado depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e

d) em 25%, se houver a apresentação do livro no prazo fixado em intimação.

A multa tratada no item II:

a) não será devida se o sujeito passivo corrigir as inexatidões, incorreções ou omissões antes de iniciado qualquer procedimento de ofício; e

b) será reduzida em 50% se forem corrigidas as inexatidões, incorreções ou omissões no prazo fixado em intimação.

Quando não houver lucro líquido, antes do IRPJ e da CSLL, no período de apuração a que se refere a escrituração, deverá ser utilizado o lucro líquido, antes do IRPJ e da CSLL do último período de apuração informado, atualizado pela taxa Selic, até o termo final de encerramento do período a que se refere a escrituração.

Sem prejuízo das penalidades previstas no art. 8ºA do Decreto-Lei nº 1.598/1977, aplica-se o disposto no art. 47 da Lei nº 8.981/1995, à pessoa jurídica que não escriturar o e-Lalur de acordo com as disposições da legislação tributária.

Penalidade para as Empresas Tributadas pelo Lucro Presumido ou Arbitrado

Ressaltamos que a não apresentação da ECF ou a sua apresentação com incorreções ou omissões ficam sujeitos à aplicação das seguintes penalidades:

I - multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;

II - multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e

III - multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sped, essas multas serão reduzidas:

a) à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e

b) 75%, se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

ECF para contribuintes localizados no Rio Grande do Sul (RS)

Para os contribuintes domiciliados no Estado do Rio Grande do Sul, fica prorrogado o prazo final para transmissão da ECF referente ao ano-calendário de 2023, para 31/10/2024, e nos casos de eventos especiais, como extinção, cisão total, cisão parcial, incorporação ou fusão, a ECF, deverá ser entregue até:

a) 31/10/2024, se o evento ocorrer no período de janeiro a setembro de 2024; e

b) o último dia útil do segundo mês subsequente ao do evento, se esse ocorrer no período de outubro a dezembro de 2024.

Utilização dos Saldos Negativos do IRPJ ou da CSLL

Os saldos do IRPJ e da CSLL apurados em 31 de dezembro receberão o seguinte tratamento:

a) se positivo, será pago em quota única, até o último dia útil do mês de março do ano subsequente; ou

b) se negativo, poderá ser objeto de restituição ou de compensação nos termos do art. 74 da Lei nº 9.430/1996.

Os saldos do IRPJ e da CSLL a pagar, de que trata a letra "a" do parágrafo anterior, serão acrescidos de juros calculados à taxa referencial do SELIC, para títulos federais, acumulada mensalmente, calculados a partir de 1º de fevereiro até o último dia do mês anterior ao do pagamento e de 1% no mês do pagamento.

O prazo a que se refere a letra "a" supracitada não se aplica ao IRPJ e à CSLL relativos ao mês de dezembro, que deverão ser pagos até o último dia útil do mês de janeiro do ano subsequente.

O saldo negativo a ser restituído ou compensado, a que se refere a letra "b" supracitada, será acrescido de juros equivalentes à taxa referencial do Selic para títulos federais, calculados a partir de 1º de fevereiro até o mês anterior ao da compensação ou da restituição e de 1% referente ao mês em que a compensação ou restituição for efetuada.

Os saldos negativos do IRPJ e da CSLL poderão ser objeto de restituição no caso de:

a) apuração anual, a partir do mês de janeiro do ano-calendário subsequente ao do encerramento do período de apuração;

b) apuração trimestral, a partir do mês subsequente ao do trimestre de apuração; e

c) apuração especial decorrente de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a partir do 1º dia útil subsequente ao do encerramento do período de apuração.

Portanto, o pedido de restituição e a declaração de compensação relativos aos saldos negativos do IRPJ ou da CSLL somente serão recepcionados pela RFB depois da confirmação da transmissão da ECF, na qual esteja demonstrado o direito creditório, de acordo com o período de apuração; aplica-se, inclusive, aos casos de apuração especial decorrente de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação.

No caso de saldo negativo de IRPJ ou de CSLL apurado trimestralmente, a restrição referida anteriormente será aplicada somente depois do encerramento do respectivo ano-calendário.

Cruzamento da ECF e Outras Obrigações Acessórias

A Malha Fiscal Digital da Pessoa Jurídica é um mecanismo da Receita Federal que tem como objetivo identificar inconsistências no recolhimento de tributos por meio do cruzamento de informações eletrônicas.

A RFB junto aos contribuintes pessoas jurídicas sujeitos às escriturações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) efetuam a análise de dados e o cruzamento de informações prestadas pela própria pessoa jurídica e por terceiros (DIRF, DECRED, e-Financeira), nesta etapa o objetivo é a regularização espontânea das divergências identificadas.

A seguir, alguns tipos de cruzamentos efetuados pela RFB:

a) informações da ECF com às receitas constantes nas Notas Fiscais Eletrônicas, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, DECRED e também valores informados na e-Financeira com a retificação da ECF e da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

b) divergências entre o montante de crédito tributário declarado em DCTF/DCOMP e as informações contidas na ECF;

c) insuficiência de recolhimento e declaração em DCTF do imposto e contribuição apurados na Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

d) informações das notas fiscais eletrônicas, DECRED (informações de repasse por cartão de crédito); EFD-Contribuições (valores de receita bruta); Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI (valores de receita, com algumas deduções); DIRF (pagamentos declarados por terceiros) e movimentação bancária (recursos movimentados a crédito, excluindo-se operações indicadas);

e) verificação de irregularidades quanto ao não recolhimento de imposto de renda retido na fonte (IRRF), constatados no cruzamento de informações eletrônicas dos valores constantes na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ou Declaração de Compensação (DCOMP), conforme o caso; e

f) cruzamento de dados entre as informações fornecidas pela pessoa jurídica na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), informações de terceiro, e os documentos de confissão dos débitos federais e de recolhimento, DCTF e DCOMP, informações do próprio contribuinte pessoa jurídica.

A grande maioria dos cruzamentos que a RFB efetua são com base nos valores das receitas informados pela própria pessoa jurídica em cada uma das obrigações acessórias bem como informações fornecidas por terceiros.

Na hipótese de verificar inconsistência das informações, a empresa transmite uma ECF retificadora, evitando assim riscos de cair na Malha Fiscal Digital da Pessoa Jurídica; e deverá observar se não precisar retificar outras obrigações acessórias para manter a integridade entre os valores.

Recuperação ECF

A ECD a ser recuperada na ECF deve ser a ECD transmitida ao SPED (ECD Ativa na base). A recuperação da ECD na ECF:

a)              a)lucro real: para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória;

b)              lucro presumido e imunes ou isentas OBRIGADAS à ECD: para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido e imunes ou isentas obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória. Neste caso, o campo escrituração - "TIP_ESC_PRE" - do registro 0010 deve ser preenchido com "C" (obrigada a entregar a ECD). O mesmo tratamento é dado para as pessoas jurídicas que tenham entregue a sua ECD, mesmo sem estar obrigadas, e desejem efetuar a sua recuperação na ECF (o campo escrituração - "TIP_ESC_PRE" - do registro 0010 deve ser preenchido com "C");

c)              c)lucro presumido e imunes ou isentas NÃO OBRIGADAS à ECD: Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido e imunes ou isentas não obrigadas a entregar a ECD, o campo escrituração - "TIP_ESC_PRE" - do registro 0010 deve ser preenchido com "L" (não obrigada a entregar a ECD). Nessa situação, os blocos C, E, J e K não serão preenchidos.

O programa da ECF exige a recuperação de tantos arquivos ECD, quantos forem os arquivos necessários para abranger todo o período de ECF.

Exemplo: Arquivo da ECF do ano-calendário de 2022 (01.01.2022 a 31.12.2022)

Arquivos da ECD:

Arquivo 1 da ECD: de 01.01.2022 a 31.03.2022;

Arquivo 2 da ECD: de 01.04.2022 a 31.08.2022;

Arquivo 3 da ECD: de 01.09.2022 a 31.12.2022.

Nesse exemplo, o programa da ECF exigirá a recuperação dos 3 arquivos da ECD, que correspondem ao período integral da ECF (01.01.2022 a 31.12.2022).

MUDANÇA DE CONTADOR OU DE PLANO DE CONTAS NO PERÍODO

Não é possível transmitir duas ou mais ECF caso ocorra mudança de contador no período ou mudança de plano de contas no período. A ECF deve ser transmitida em arquivo único, a menos que ocorra alguma das situações especiais previstas no registro 0000.

Caso a entidade tenha que recuperar os dados da ECD, devem ser recuperados os dois arquivos da ECD transmitidos (um para cada contador ou um para cada plano de contas).

Contudo, para que a ECF recupere os dados corretamente é necessário que os saldos finais das contas que aparecem no primeiro arquivo (primeiro contador ou primeiro plano de contas) sejam iguais aos saldos iniciais dessas mesmas contas que aparecem no segundo arquivo (segundo contador ou segundo plano de contas).

Isso pode ser feito, na ECD, por meio do preenchimento do registro I157 (transferência de plano de contas) no segundo arquivo da ECD, conforme instruções do Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Se isso não ocorrer, a ECF recuperará somente os dados do segundo arquivo e os ajustes necessários deverão ser realizados na própria ECF ou na ECD, por meio de substituição.

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