A preparação das empresas para a Reforma Tributária precisa acontecer agora, durante o período de testes de 2026, para reduzir o risco de erros, rejeições de documentos fiscais e problemas na apuração dos novos tributos a partir de 2027. O alerta foi feito pela contadora e consultora tributária Patrícia Costa da Silva, durante o curso “Reforma Tributária: Como Destacar o IBS e a CBS nos Documentos Fiscais”, realizado pelo Comitê Técnico de Assuntos Tributários do Instituto dos Contadores do Brasil (ICBR), com mediação da tributarista Camila Oliveira, coordenadora do Comitê.

De acordo com Patrícia, 2026 deve ser encarado como um período de aprendizado, testes e ajustes. A especialista destacou que as empresas já precisam trabalhar com os sistemas atual e novo, revisar suas configurações e compreender como os documentos fiscais deverão registrar o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A recomendação é antecipar o máximo possível das adequações para evitar que as organizações cheguem a 2027 ainda enfrentando problemas de parametrização.

A preocupação também foi destacada por Camila Oliveira, que relatou ter identificado dificuldades entre profissionais que já deveriam estar avançando na preparação para o novo modelo. “Eu dei aula em duas pós-graduações na semana passada e foi uma surpresa muito grande que o pessoal ainda não tinha feito as aderências do cClassTrib, não tinha identificado essa questão da alíquota, do destaque e tudo mais. [...] Existem muitas dúvidas”, afirmou a mediadora durante o curso.

O alerta ganha relevância diante da mudança na forma como as informações tributárias serão tratadas nos documentos fiscais. A Reforma Tributária exige que as empresas estejam preparadas para identificar corretamente o tratamento tributário de cada operação, relacionando produtos e serviços aos códigos correspondentes, formando a base de cálculo, aplicando as alíquotas e realizando o destaque adequado do IBS e da CBS.

A palestrante explicou que a transição modifica profundamente a forma como as informações tributárias serão tratadas nos documentos fiscais. O novo modelo prevê a substituição gradual de tributos sobre o consumo, como PIS, Cofins, ICMS e ISS, pelo IVA dual, formado pelo IBS e pela CBS. Durante a transição, porém, os contribuintes precisarão conviver com os sistemas atual e novo, o que aumenta a necessidade de planejamento e controle.

Um dos principais pontos destacados foi a parametrização dos sistemas de faturamento. Para emitir corretamente um documento fiscal, será necessário relacionar produtos e serviços ao tratamento tributário adequado, identificar o Código de Situação Tributária (CST) e o cClassTrib, formar a base de cálculo, aplicar as alíquotas correspondentes e destacar os valores dos novos tributos. Uma classificação incorreta pode ativar campos indevidos ou deixar de exigir informações necessárias, resultando inclusive na rejeição do documento fiscal.

Patrícia chamou atenção ainda para a importância de manter atualizados os cadastros de produtos e clientes. Como a tributação do IBS e da CBS será realizada no destino, informações como Estado e município do destinatário passam a ter relevância ainda maior. Também será necessário verificar dados relacionados a NCM, NBS e ao regime tributário dos clientes, incluindo a identificação dos contribuintes do Simples Nacional.

Outro alerta foi direcionado à classificação de mercadorias e serviços. A especialista ressaltou que não basta consultar isoladamente a NCM ou a NBS para definir o tratamento tributário. É preciso considerar também a finalidade da operação, a atividade da empresa e as condições previstas na legislação. Uma mesma classificação pode aparecer em diferentes contextos e benefícios, tornando necessária uma análise cuidadosa antes da definição do CST e do cClassTrib.

A aula também abordou a mudança para a chamada tributação “por fora”. Diferentemente do modelo de cálculo “por dentro” utilizado em determinados tributos atuais, o IBS e a CBS deverão ser destacados no documento fiscal. Durante o período de testes de 2026, são utilizadas as alíquotas de teste previstas para o novo modelo, enquanto as empresas devem preparar seus sistemas para as mudanças posteriores.

A base de cálculo também foi apresentada como ponto crítico da parametrização. Conforme explicado no curso, é necessário observar as regras legais para identificar quais valores integram ou não a base, incluindo situações envolvendo multas, juros, frete e outros componentes da operação. A orientação foi utilizar as ferramentas disponibilizadas pelo Fisco como apoio, sem substituir a consulta à legislação.

A programação incluiu ainda situações práticas envolvendo operações tributadas, alíquota zero, redução de alíquota, não incidência, imunidade, suspensão, devoluções, transferências, bonificações e notas de débito e crédito. A preocupação central foi mostrar que a adequação não se limita ao preenchimento de novos campos: a parametrização precisa refletir corretamente o enquadramento tributário de cada operação.

Na avaliação de Patrícia, a correta preparação dos documentos fiscais será fundamental para o funcionamento do novo modelo, já que eles terão papel central na formação das informações utilizadas na apuração do IBS e da CBS. Por isso, a recomendação às empresas é transformar 2026 em um período efetivo de testes, revisão e correção, antecipando problemas que poderiam se tornar mais complexos com o avanço da transição.

Camila destacou, ao final da exposição, que a proposta do encontro não era esgotar um tema que está em permanente evolução, mas oferecer aos profissionais conhecimento aplicável ao cotidiano. “O objetivo não é esgotar o assunto, porque é impossível esgotar o assunto, mas o nosso objetivo é trazer esses insights, essas reflexões. Para que a gente leve para as nossas rotinas”, afirmou.

O curso promovido pelo ICBR teve como objetivo justamente contribuir para essa preparação, apresentando aos profissionais das áreas contábil, fiscal e tributária procedimentos práticos para o correto destaque do IBS e da CBS e para a adaptação dos processos internos às novas exigências da Reforma Tributária.